Kinh nghiệm tổ chức đám cưới ở xa

1/ Chọn địa điểm lý tưởng

Địa điểm làm đám cưới không chỉ tác động đến bầu khí chung (mộc mạc, cầu kỳ, mang màu sắc biển…) mà còn ảnh hưởng đến chuyện đi lại, thời gian lẫn chi phí tổ chức. Bạn muốn khách mời vừa rời khỏi tiệc cưới cuối tuần của mình vừa xuýt xoa: “Đúng là tiệc cưới cực chất”. Các chi tiết liên quan đến lễ cưới, không chỉ địa điểm mà cả các hoạt động và không khí chung, nên thể hiện ít nhiều phong cách và đam mê riêng của bạn. Có phải chàng cầu hôn trong chuyến nghỉ mát ở Phú Quốc? Vậy tại sao hai bạn không tổ chức lễ cưới tại đó? Bạn là người yêu thích ẩm thực? Thử nghĩ xem đâu sẽ là điểm lý tưởng cho sở thích này. Hoặc nếu bạn mê các chuyến phiêu lưu ngoài trời, bạn có thể tìm đến các hòn đảo nhỏ trong hoặc ngoài nước để đắm mình trong không khí thiên nhiên vào đúng ngày vui trọng đại.

2/ Chọn đúng thời điểm

Thật không may là khoảng thời gian có thời tiết đẹp nhất tại các nơi nghỉ mát nổi tiếng thường gắn liền với mùa du lịch. Khi đó, khách du lịch xuất hiện đông hơn, khách sạn và nơi tổ chức tiệc cưới ít trống chỗ hơn, và giá cả cũng theo đó tăng lên. Nếu chọn ngày cưới đúng mùa cao điểm, bạn sẽ phải đặt trước phòng khách sạn, sảnh tiệc ngay lập tức và gửi thông báo trước 10-12 tháng để khách mời sắp xếp phương tiện đi lại lẫn nơi ăn nghỉ trước khi giá tăng đột biến. Nếu chọn mùa “dễ thở” hơn (ngay sau mùa cao điểm), có thể bạn và khách mời đều tiết kiệm được tiền mà vẫn tận hưởng những ngày đẹp trời. Mùa thấp điểm ít đông đúc hơn, thời tiết khó đoán và biết đâu nhiều cửa hàng, sảnh tiệc cũng như nhà cung cấp dịch vụ lại đóng cửa.

3/ Đi tiền trạm

Nên đi tiền trạm ít nhất một chuyến, và nếu có thể xoay sở, 2 hoặc 3 chuyến là rất lý tưởng. Ở chuyến đầu tiên, bạn cần tìm kiếm và đảm bảo những địa điểm chính – không gian làm lễ cưới và đãi khách, khách sạn cho khách mời, nơi diễn tập tiệc tối – lẫn các nhà cung cấp địa phương như bên phục vụ ẩm thực, người làm hoa và thợ chụp ảnh cưới. Tiếp theo (hoặc trong chuyến thứ hai), bạn phải lên lịch nếm thức ăn cùng nhóm ẩm thực, xem hoa mẫu của tiệm, sắp lịch làm tóc và trang điểm với salon địa phương và tổ chức các hoạt động cho khách mời (đi tham quan, chơi thể thao…)

4/ Tính toán chi phí phụ trội

Thực ra, đám cưới ở xa có thể tiết kiệm hơn việc tổ chức đám cưới ở ngay nơi bạn sinh sống. Chẳng hạn nếu bạn sống ở các thành phố lớn nhưng đám cưới lại diễn ra ở nơi ít đắt đỏ hơn, điều này sẽ giúp bạn ít tốn kém hơn ngay cả khi phải chi trả phí đi lại, khách sạn và các chuyến tiền trạm. Tuy nhiên, vẫn còn đó các chi phí phụ trội bạn cần dự tính cho bất kì đám cưới ở xa nào, bao gồm nhà cung cấp dịch vụ chính tại địa phương và trang trí, quà chào đón khách mời, hoạt động dành cho khách và phí di chuyển cho hai bạn cùng gia đình (tính cả chuyến đi tiền trạm chứ không chỉ ngày trọng đại).

5/ Tìm hiểu các thủ tục hôn nhân địa phương

Khía cạnh pháp lý của kết hôn ở các quốc gia khác nhau có thể hơi phức tạp. Một số nước có “yêu cầu cư trú” (chẳng hạn 24 giờ tại Turks and Caicos, 7 ngày ở Anh…). Điều này có nghĩa là bạn phải ở tại nước đó trong một khoảng thời gian nhất định trước lúc tổ chức đám cưới. Thời gian này có thể là vài ngày, nhưng cũng có thể lâu hơn. Chẳng hạn, pháp luật của nước Pháp yêu cầu bạn có mặt ít nhất 40 ngày trước khi cưới.

6/ Tìm người hỗ trợ

Hạn chế thay đổi, cần tỉnh táo: Nếu đám cưới diễn ra ở một nơi xa xôi, bạn sẽ phải giao phó phần nào kế hoạch cho ai đó thạo việc. Một wedding planner có thể gánh vác việc tìm kiếm và đảm bảo về phía các nhà cung cấp địa phương, thương lượng với nhóm hậu cần như thuê lều bạt, âm thanh, ánh sáng trong các tuần trước đám cưới. Người lên kế hoạch cho đám cưới còn là “vua hậu trường”, chịu trách nhiệm làm quà tặng cho khách, đón khách ở sân bay, tổ chức hoạt động vui chơi cho khách, xem xét các yêu cầu đặc biệt (người trông trẻ, người giặt khô…) và sắp xếp để mọi người có mặt đúng giờ đúng vị trí. Nhiều resort cung cấp cả điều phối viên trong gói dịch vụ đám cưới. Ngoài ra, bạn phải dành 10-15% tổng ngân quỹ cho một wedding planner địa phương. Nhìn chung, một người lên kế hoạch đám cưới địa phương là lựa chọn tốt nhất, vì nhân vật này sẽ làm tổng quản kiêm người đại diện khi bạn không có mặt tại nơi sẽ diễn ra lễ cưới. Nhưng nếu bạn thích làm việc cùng một planner đã chọn sẵn ở nhà, nên chắc chắn rằng họ có kinh nghiệm tổ chức đám cưới ở địa điểm đó và dự tính luôn phần chi phí di chuyển cho các chuyến tiền trạm cũng như thù lao của họ.

7/ Sinh hoạt theo giờ trên đảo

Đừng lúc nào cũng nhìn chăm chăm vào đồng hồ. Nhiều hòn đảo nhiệt đới có “giờ riêng của đảo” – mọi thứ diễn ra theo đúng trình tự của nó – nên bạn đừng nhầm lẫn sự sai lệch giờ của một nhà cung cấp với sự kém cỏi và tránh tình trạng giám sát chi li tiểu tiết từ xa. Bạn nên lên lịch kiểm tra đều đặn và tin vào năng lực của nhà cung cấp dịch vụ mình đã chọn.

8/ Xem xét kỹ nhà cung cấp dịch vụ

Bạn có thể xem portfolio của nhà cung cấp trên Internet và kiểm tra các nguồn chứng nhận từ xa, nhưng điều quan trọng là bạn phải thấy thoải mái với mọi thứ ở họ. Bạn sẽ giao phó cho họ nhiều việc, vì không thể tự thực hiện hết mọi thứ, nên đặt niềm tin vào năng lực của họ là điều then chốt. Đó là lý do Marry Wedding khuyên bạn nên có ít nhất một chuyến đi lên kế hoạch để gặp gỡ những nhà cung cấp tiềm năng. Nếu phải thuê nhà cung cấp bạn không thể gặp trước, hãy sắp xếp một buổi video chat để biết thái độ lẫn tính cách của nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng. Wedding planner có thể thay mặt bạn gặp các nhà cung cấp và nêu gọn các yêu cầu của bạn. Một chọn lựa khác: Mang theo chuyên gia bạn tin tưởng từ nhà để kiểm soát những phần trọng yếu như ảnh cưới, làm tóc và trang điểm, phần thiết kế địa điểm (ánh sáng, hoa) và thậm chí làm việc với nhà cung cấp địa phương để tránh bất cứ rủi ro nào về mặt truyền đạt thông tin. Chỉ cần ghi nhớ: Bạn sẽ phải chi trả chi phí di chuyển và ăn nghỉ của họ.

9/ Báo trước cho bạn bè

Thông báo với đàng gái về địa điểm làm lễ cưới trước khi bạn mời họ tham dự, để họ có thể từ chối lịch sự nếu tài chính không cho phép. Đừng buồn rầu nếu ai đó trong nhóm bạn thân hoặc họ hàng không thể góp mặt. Dù bạn chi trả phần ăn uống, khoản chi của họ cho di chuyển, khách sạn, xe cộ có thể đội lên rất nhiều. Và trong khi lễ cưới ở xa là một kỳ nghỉ mini dành cho hai bạn, biết đâu nó lại không phải là điều tương tự với họ.

10/ Chú ý đến thời tiết

Theo dõi điều kiện thời tiết vào thời điểm bạn dự tính làm lễ cưới không bao giờ là chuyện thừa, nếu bạn muốn ngày vui của mình an toàn và trọn vẹn ở một nơi xa nhà.

11/ Quan tâm đến khách mời

Ngoài việc sắp xếp các nhóm khách cho chuyến bay và phòng ốc, bạn nên liệt kê thông tin cần thiết cho họ và từ sân bay gần nhất đến địa điểm diễn ra tiệc cưới, hãy mời mọi người đến buổi diễn tập hoặc tham dự bữa tối chào mừng khách lẫn bữa trưa hôm sau, và gửi quà mừng tận phòng với những món thiết yếu cho chuyến đi xa như lotion chống nắng, nước uống và kem chống côn trùng.

12/ Chọn trang phục thích hợp

Đừng quên cân nhắc yếu tố thời tiết khi chọn váy cưới và quyết định trang phục của những người liên quan. Bạn sẽ bơi trong… mồ hôi nếu mặc chiếc váy dạ tiệc satin thần tiên ở vùng nhiệt đới ẩm, và đề nghị chú rể mặc tuxedo giữa trời  nắng nóng thì rất tội nghiệp cho chàng. Ngoài ra, nếu hai bạn trao lời thề nguyện ngoài trời, có thể bạn cần xem lại chiếc đuôi áo quá dài của mình bởi nó sẽ dễ lấm bùn đất hoặc bị cỏ làm bẩn, hay đôi giày cao gót sẽ lún xuống bùn.

13/ Cẩn trọng và dứt khoát

Không phải chúng tôi muốn làm bạn căng thẳng, mà cơ bản là bạn đang trong cuộc thi đua ở đấu trường Olympics của việc lên kế hoạch đám cưới khi đối mặt với vấn đề khoảng cách xa xôi. Bạn cần sắp xếp kỹ càng gấp đôi những cặp tổ chức tiệc cưới gần nhà và suy nghĩ trước mọi thứ, vì bạn sẽ không có nhiều thời gian để thay đổi, đặc biệt là nếu bạn chỉ có thể đi một hoặc hai chuyến chuẩn bị. Mỗi chuyến đi phải kèm theo danh sách một loạt cuộc hẹn với nhà cung cấp, điều phối viên và người quản lý sảnh tiệc, vì thế hãy tìm hiểu, lên lịch hẹn và đề ra rõ ràng những gì bạn muốn trước khi đi. Tin mừng đây: Nếu bạn cho mình một cái cuối tuần để tìm điểm đãi tiệc, bạn sẽ tìm thấy thôi. Nói cách khác, khoảng cách xa xôi khiến bạn trở nên dứt khoát, điều này sẽ giúp toàn bộ quá trình lên kế hoạch đám cưới bớt căng thẳng hơn nhiều.

BẢO TRÂM

---

---

---