“Destination Wedding” hay còn gọi là “đám cưới du lịch”, là một xu hướng tổ chức hôn lễ kết hợp với nghỉ dưỡng, trăng mật. Nôm na được hiểu là một đám cưới được tổ chức xa nơi cô dâu chú rể cư trú, thường sẽ là một địa điểm du lịch, một khu nghỉ dưỡng, hoặc một nơi có ý nghĩa với cặp đôi.

Tiệc cưới bãi biển không bị gò bó bởi thủ tục lễ nghi khuôn khổ, trong không gian biển xanh, nắng vàng, bãi cát trắng mịn trải dài dưới chân tại một khu resort thoáng đãng, gần gũi thiên nhiên. Đó không chỉ là kỷ niệm đẹp cho cô dâu chú rể, mà khách mời còn được tận hưởng giây phút mới lạ, thú vị ngay tại đám cưới.
Hôm nay, Marry có dịp ngồi cùng với hai chuyên gia tổ chức đám cưới là Ms. Phương Liên đến từ JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay Resort & Spa và Ms. Thuỳ Dung đến từ Sheraton Grand Danang Resort để chia sẻ rõ hơn về Destination Wedding hay còn gọi là “đám cưới du lịch” để bạn nhận ra rằng: Destination Wedding là một đám cưới mà bạn hoàn toàn có thể tổ chức cho mình!

Hãy kể về một destination wedding đáng nhớ nhất mà bạn từng phụ trách

Thuỳ Dung: Có thể kể đến đó là một đám cưới vô cùng thân mật của cô gái Sài Thành cùng chàng trai Việt kiều Mỹ diễn ra vào tháng 10 năm 2019. Cặp đôi này luôn ao ước muốn tổ chức một đám cưới bên biển thơ mộng, nên đang vân phân giữa điểm đến Đà Nẵng và Phú Quốc.
Trước ngày cưới tầm 4 tháng, cô dâu có chuyến du lịch hè tại Đà Nẵng cùng mẹ tại Đà Nẵng, cô ấy đã yêu ngay thành phố biển năng động này, và đã có dịp ghé qua Sheraton Grand Danang Resort.

Trong thời gian ngắn ngủi “dạo chơi” tại khu nghỉ dưỡng, cô dâu đã gọi video với chú rể tương lai để nói rằng rất muốn đây sẽ là bãi biển nơi minh chứng cho đám cưới trọng đại của cả hai.

Sau cuộc gọi điện đó, cặp đôi đã quyết định chọn Sheraton Grand Danang Resort là nơi tổ chức đám cưới. Rồi ngày diễn ra lễ cưới cũng đến, cô dâu cũng khá lo lắng về thời tiết, nhưng thật vui khi nắng chiều lên đã mang đến một buổi tiệc hôn ước mãn nguyện bên bãi biển cát trắng mịn. Cả gia đình hai bên cùng bạn bè thân thiết đã trải nghiệm 3 đêm nghỉ dưỡng và tham dự tiệc cưới lãng mạn ấy.

Phương Liên: Thực ra, đám cưới nào cũng là những kỉ niệm khó quên đối với bản thân mỗi chuyên viên phụ trách đám cưới, bởi những tình cảm và sự gắn bó trong suốt thời gian chuẩn bị cho đến ngày cô dâu và chú rể thốt lên lời tuyên thệ để cùng chính thức về một nhà.
Nhưng để nói tới niềm tự hào về địa điểm tổ chức tiệc cưới, mình có thật nhiều cảm xúc khi nhắc về trải nghiệm thực hiện đám cưới thế kỉ của cặp đôi Ấn Độ vào đầu năm 2019.

Đám cưới kéo dài 7 ngày, sử dụng toàn bộ dịch vụ của khách sạn, hơn cả thế, mỗi ngày khách mời lại được đi từ những choáng ngợp này đến ngỡ ngàng khác bởi những phong cách trang trí và hoạt động vui chơi khác nhau.

Đây cũng chính là sự kiện tiên phong, khởi đầu cho sự quan tâm về Việt Nam như một điểm đến mới mẻ và lí tưởng để thực hiện những đám cưới cổ tích cho các cặp đôi từ Ấn Độ. Cũng như chứng minh tiềm năng và khả năng sánh tầm với các địa điểm khác trên thế giới của danh lam, thắng cảnh của Việt Nam cũng như chất lượng dịch vụ và trình độ chuyên môn của nhân sự Việt.

Đám cưới Ấn Độ đáng nhớ được tổ chức tại JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay Resort & Spa

Lên kế hoạch cho Destination wedding khác gì so với những đám cưới bình thường?

Thuỳ Dung: Việc quan trọng đầu tiên là lựa chọn địa điểm cưới để quyết định các khía cạnh liên quan như ngân sách, khách mời, diễn biến ngày cưới, giải trí hay trải nghiệm của đám cưới.

Đối với một Destination wedding, việc phân bổ ngân sách cũng thường phức tạp hơn vì tính chất theo mùa của các dịch vụ bổ trở như lưu trú, tour, vé máy bay đồng thời việc lên danh sách khách mời và yêu cầu xác nhận tham dự cũng vô cùng quan trọng vì trong một số trường hợp cô dâu chú rể cũng sẽ chi trả toàn bộ hoặc một phần chi phí đi lại và lưu trú cho khách mời tham dự.

Phương Liên: Do thường tổ chức ở một nơi xa nên có một số yếu tố các cặp đôi cần lưu ý thêm trong khâu chuẩn bị:
• Các thủ tục giấy tờ khi đi du lịch: Visa, hộ chiếu trong trường hợp đi ra nước ngoài, các yêu cầu giấy liên quan đến địa điểm tới

• Thời gian tổ chức: liên quan đến thời tiết tại thời điểm tổ chức, do đa số các đám cưới sẽ có nhu cầu tổ chức ngoài trời. Thời gian khách mời có thể tới được.

• Danh sách khách mời: Các khách mời có thể sắp xếp thời gian bay tới và tham dự lễ
• Ngân sách: thông thường khách mời sẽ tự lo các chi phí ở và đi lại, tuy nhiên cô dâu chú rể có thể lên kế hoạch trước cho các trương trình khách có thể tham gia trong thời gian lưu trú.

Đám cưới ngoài biển tại Sheraton Grand Danang Resort

Những điều cô dâu cần lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức Destination wedding?

Thuỳ Dung: Đối với tổ chức Destination wedding, các cặp đôi thường sử dụng các gói trọn gói của khu nghỉ dưỡng (đã bao gồm trang trí, phần lễ, phần tiệc) để tiết kiệm thời gian và cũng như quản lý việc tổ chức dễ dàng hơn. Ngoài ra, sau khi đã chọn được điểm đến cho đám cưới của mình, các cặp đôi cần cân nhắc về thời gian hợp lý để thời tiết giai đoạn tổ chức đám cưới là lý tưởng nhất.

Phương Liên: Khâu lên ý tưởng và kế hoạch cho đám cưới đóng vai trò rất quan trọng. Cô dâu chú rể nên dựa trên ý tưởng chương trình, tìm hiểu và khảo sát địa điểm cưới cùng với dựa trên ngân sách hoạch định để phân bổ các hạng mục cần thiết.

Việc lên kế hoạch này ngày càng trở nên dễ dàng hơn do các khu nghỉ dưỡng đều có các gói đám cưới bao gồm các dịch vụ cơ bản để cô dâu chú rể có thể hình dung được các hạng mục cần thiết chuẩn bị. Trong trường hợp cặp đôi mong muốn có một concept cụ thể, các chuyên viên tư vấn có thể hỗ trợ hoặc giới thiệu một số Wedding Planner cho sự kiện.

Lên danh sách khách mời và thông báo sớm. Do Destination wedding sẽ tổ chức ít nhất trong 02 ngày 01 đêm, cô dâu chú rể nên báo sớm cho các khách mời để kịp lên kế hoạch chuẩn bị. Trong thiệp mời nên có thêm phần phúc đáp để có thể xác định được số lượng khách dự kiến.

Cách tính toán ngân sách cho Destination wedding mà cô dâu phải biết

Thuỳ Dung: Như đã đề cập phía trên, việc đầu tiên trong Destination wedding là lựa chọn địa điểm cưới để cân đối về chi phí di chuyển.

Sau đó cần xác định thời gian lưu trú tại khu nghỉ dưỡng là bao lâu để hoạch định ngân sách lưu trú.

Tiếp theo là thiết kế chương trình đón tiếp, các trải nghiệm thực tế và tour trong ngày cho khách mời để mọi người có dịp thư giãn và gần gũi nhau hơn.

Và bước cuối cùng là lên một ngân sách trung bình cho mỗi khách mời từ đó tính được tổng ngân sách cho Destination Wedding và xây dựng kế hoạch chi tiết dựa trên ngân sách đó.

Phương Liên: Dựa trên nhu cầu của gia đình, cô dâu chú rể có thể tổ chức chỉ một buổi tiệc cho Destination Wedding hoặc có thể tổ chức một buổi lễ lớn dành cho hai họ, bạn bè, và đồng nghiệp của hai bên gia đình.

Trong trường hợp có 2 buổi lễ, ngân sách cho từng sự kiện cần được tính toán và phân bổ trước.
Một vài yếu tố cần lưu ý khi lên ngân sách cho destination wedding:

• Dành ngân sách cho việc khảo sát địa điểm tổ chức: Do địa điểm tổ chức là một yếu tố quan trọng, cô dâu nên dành một khoản ngân sách để tìm hiểu địa điểm, khu vực muốn tổ chức. Tốt nhất nên dành 1 đến 2 ngày để trải nghiệm, việc này cũng giúp cô dâu có thể lên kế hoạch một cách chuẩn xác hơn.
• Lập kế hoạch ngân sách phòng ở và các chi phí cho khách mời: Xác định các chi phí cô dâu chú rể sẽ trả cho khách mời và các chi phí khách tự túc (vé máy bay, khách sạn, tour,…)
• Các chi phí dự trù cho trang trí, chụp hình, quay phim, wedding planner: Nên tìm hiểu trước các dịch vụ có sẵn tại địa điểm bạn tổ chức. Trong trường hợp quyết đinh sẽ thuê các dịch vụ từ nơi khác sẽ cần hoạch định trước chi phí đi lại cho các nhân viên hỗ trợ.

Tại destination hotel thường cung cấp những dịch vụ gì? và những dịch vụ đó được tính phí như thế nào?

Thuỳ Dung: Thông thường các destination hotel sẽ cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm chi phí lưu trú cho cô dâu chú rể, xe đưa đón từ sân bay, dịch vụ trang trí lễ cưới, tiệc chiêu đãi, chương trình giải trí.

Chi phí này sẽ được tính dựa trên số lượng tiêu chuẩn là 50 khách và có các mức giá khác nhau tùy theo gói trang trí, thực đơn tiệc và nước uống.

Phương Liên:
Thông thường các khu nghỉ dưỡng đã bao gồm các dịch vụ cơ bản cần thiết cho đám cưới destination
Các dịch vụ cho cô dâu chú rể:

• Gói phòng ở cho cô dâu chú rể trong thời gian lưu trú và các dịch vụ liên quan như spa, trang trí phòng tân hôn, đưa đón sân bay,…
• Các dịch vụ ăn uống cho buổi lễ cùng bữa tiệc chính
• Bánh cưới
• Âm thanh và ánh sáng cơ bản
• Một số trang trí cơ bản cho buổi lễ và tiệc cưới như cổng hoa, bàn gal-lery, hoa cầm tay, trang trí trên ghế,…

Hình ảnh trải nghiệm của cặp đôi tại JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay Resort & Spa

Thời điểm nào là tốt nhất để tổ chức destination wedding?

Thuỳ Dung: Đà Nẵng là thành phố biển nên khí hậu và quang cảnh cực kỳ lý tưởng cho những ai muốn tổ chức tiệc cưới lãng mạn bên biển. Thời tiết ở Đà Nẵng tương đối thuận lợi cho mọi kỳ nghỉ bởi có năm thì gần như nắng quanh năm, năm có mưa thì sẽ tập trung vào tháng 11.

Phương Liên: Thời điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào điều kiện thời tiết ở khu vực cô dâu chú rể mong muốn tổ chức. Vì vậy cặp đôi nên tìm hiểu trước thông tin để tránh đi vào những mùa mưa bão.

Một buổi ăn tối trong khung cảnh lãng mạn ngoài biển tại Sheraton Grand Danang Resort

Phong cách trang trí đặc trưng cho destination wedding là gì?

Thuỳ Dung: Sử dụng yếu tố thiên nhiên xung quanh địa điểm tổ chức là điểm đặc trưng cho Destination Wedding.

Do đó, khi tổ chức tiệc cưới tại khu nghỉ dưỡng biển, cô dâu chú rể thường sẽ thích tổ chức phần lễ bên biển khi ánh hoàng hôn buông vàng bởi đó là khoảnh khắc lãng mạn nhất cho những giây phút trọng đại ấy.

Về phong cách trang trí, cũng không nhất quán, bởi mỗi cô dâu chú rể đều có những sở thích, những chủ đề riêng muốn hướng đến nhằm nổi bật câu chuyện tình yêu của họ.

Nhưng nếu nói về phong cách thường gặp tại Sheraton Grand Danang Resort, các cặp đôi thường có xu hướng chọn xu hướng tối giản để hòa quyện với không gian xanh mát xứ nhiệt đới từ hồ bơi vô cực hay bên bãi biển.

Phương Liên: Ưu điểm của việc tổ chức Destination Wedding là sự thoải mái trong phong cách tổ chức và trang trí. Do phần lớn các đám cưới lựa chọn làm lễ ở khu vực ngoài trời để tổ chức, các yếu tố trang trí sẽ thường kết hợp với khu vực tổ chức để tạo điểm nhấn riêng cho sự kiện.

Ngoài ra cho bữa tiệc chính, còn có lựa chọn tổ chức trong phòng sự kiện nên có thể có hai (hoặc nhiều hơn) phong cách khác nhau cho cùng một sự kiện.

Trang trí bãi biển bên vịnh Ngọc Lục Bảo đầy thu hút của JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay Resort & Spa

Các vấn đề cô dâu thường gặp khi mời khách và những chi phí mà khách mời phải chi trả

Thuỳ Dung: Đối với đám cưới tổ chức tại địa điểm nghỉ dưỡng, do nó sẽ kết hợp như một chuyến du lịch, nên lịch trình và thời gian thường sẽ được lên sớm hơn một đám cưới bình thường.

Theo kinh nghiệm tổ chức các đám cưới gần đây, số khách mời của các đôi cho dạng đám cưới này thường sẽ ít hơn so với một đám cưới thông thường. Về chi phí mà khách mời phải chi trả, tùy thuộc vào điều kiện và chủ ý của mỗi cặp đôi.

Có những trường hợp thì cặp đôi chi trả toàn bộ, có những trường hợp khách mời phải tự chi trả phí di chuyển/ phí máy bay.

Phương Liên: Do tính chất tổ chức và thời gian lưu trú cần ít nhất 1 đến 2 ngày, có thể phát sinh chênh lệch giứa số lượng khách được mời và số lượng khách thực tế. Vì vậy, có thêm phiếu hồi đáp từ khách để xác nhận số khách tham dự từ sớm là một yếu tố quan trọng cần lưu ý.

Đại đa số các đám cưới khách mời sẽ tự chi trả chi phí đi lại (vé máy bay), chi phí ở, và các chi phí phát sinh trong thời gian lưu trú. Tuy nhiên, cô dâu chú rể cũng cần thông báo trước một số thông tin cho khách ( giá phòng ở, các lựa chọn, các chi phí khách phải tự chi trả).

Số lượng khách mời tiêu chuẩn khi tổ chức Destination wedding? nếu khách mời vượt quá số tiêu chuẩn này thì khách sạn có charge thêm phí không?

Thuỳ Dung: Đối với đám cưới tổ chức tại địa điểm nghỉ dưỡng, do nó sẽ kết hợp như một chuyến du lịch, nên lịch trình và thời gian thường sẽ được lên sớm hơn một đám cưới bình thường.

Theo kinh nghiệm tổ chức các đám cưới gần đây, số khách mời của các đôi cho dạng đám cưới này thường sẽ ít hơn so với một đám cưới thông thường. Về chi phí mà khách mời phải chi trả, tùy thuộc vào điều kiện và chủ ý của mỗi cặp đôi.

Có những trường hợp thì cặp đôi chi trả toàn bộ, có những trường hợp khách mời phải tự chi trả phí di chuyển/ phí máy bay.

Phương Liên: Thường các khu nghỉ dưỡng sẽ có các gói tiệc cưới tối thiểu, số lượng sẽ thường từ 50 khách trở lên. Trong trường hợp phát sinh thêm khách cũng sẽ có phụ thu cho khách.

Set up bàn tiệc ngoài trời của Sheraton Grand Danang Resort

Có nhất thiết phải chuẩn bị phương án dự phòng khi tổ chức cưới ngoài trời tại Destination hotel không?

Thuỳ Dung: Chắc chắn là có, vì là tiệc ngoài trời nên để mọi việc được diễn ra suôn sẻ thì tốt nhất bạn nên lên phương án dự phòng khi thời tiết không thuận lợi.

Đối với các khu nghỉ dưỡng lớn, các phương án dự phòng luôn luôn sẵn có bởi hội trường tiệc cưới hay nhà hàng đều là những địa điểm cặp đôi có thể cân nhắc là điểm dự phòng.

Thông thường, việc xác định thay đổi địa điểm tổ chức khi tình hình thời tiết không thuận lợi sẽ phải quyết định trước 24 tiếng để bên khách sạn có đủ thời gian để bố trí và sắp xếp không gian tiệc cũng như trang trí lại không gian theo chủ đề đã chọn.

Phương Liên: Hãy nên có plan B dù địa điểm tổ chức ở đâu. Các yếu tố như thời tiết, diễn biến chương trình đều có thể có các yếu tố phát sinh. Đối với phần công việc này, cô dâu chú rể nên nhận tư vấn trước từ các chuyên viên tổ chức sự kiện ở khu nghỉ dưỡng hoặc tham vấn Wedding Planner để có các phương án tối ưu.

Đám cưới lộng lẫy trong hội trường Lamarck của JW Marriott Phu Quoc Emerald Bay Resort & Spa